Informations générales
Présentation de l'entité pour diffusion interne
Centre d'enseignement - cf page interne et page Web, direction de l'enseignement
Description du poste
Métier
Pilotage - Technicien Supérieur administratif (Pilotage)
Intitulé du poste
Gestionnaire administratif et pédagogique H/F/X - temps patiel 30%
Missions/Activités
Au sein de la Direction de l'Enseignement de l'Institut Pasteur, vous assurez la coordination administrative, logistique et pédagogique de deux cours (2 sessions de 2 semaines et 3 sessions de 4 jours) du Centre d'Enseignement . Vous accompagnez les équipes pédagogiques, les intervenants et les apprenants tout au long du dispositif de formation, depuis la préparation des cours jusqu'au bilan final, et contribuez à l'amélioration continue des processus.
Vos principales missions et activités :
1/ Gestion administrative des enseignements
- Assurer le suivi administratif des candidatures et des dossiers élèves sur la plateforme dédiée.
- Préparer les dossiers et les informations utiles pour les 2 directrices des cour
- Préparer les éléments nécessaires aux enquêtes administratives (notamment pour les autorisations d'accès au campus).
- Mettre en forme les programmes et supports étudiants.
- Préparer administrativement les cours et piloter les réunions préparatoires.
- suivre et saisir les informations relatives au règlement des frais d'inscription
- Renseigner les tableaux de suivi budgétaire, suivre les conventions de commande et la facturation des participants externes.
- Organiser le bilan des cours (budget, archivage, bilan pédagogique, mises à jour).
- Préparer les attestations (acceptation, présence) et les lettres d'invitation pour les demandes de visa.
- Collecter les dossiers de demandes de diplômes universitaires et les transmettre à l'université partenaire.
- Éditer les relevés de notes, diplômes et attestations.
2/ Coordination pédagogique
- Organiser et animer les pré‑rentrées (en visioconférence).
- Préparer et suivre plusieurs cours sur l'année.
- Gérer les présentations des intervenants et les documents pédagogiques.
- Assurer le lien avec l'équipe technique pour les travaux pratiques (planning des encadrants, coordination TP).
3/ Logistique des cours
- Organiser les réservations d'hébergement et de transport pour les intervenants
- Coordonner l'activation des badges avec l'accueil.
- Préparer et suivre le matériel des salles de cours.
- Organiser l'accueil des élèves au démarrage des cours et diffuser les informations pratiques.
- Accueillir les conférenciers.
Contribuer à l'organisation d'événements liés aux cours (photo de promotion, pot de fin de cours, distribution de goodies, etc.).
4/ Suivi numérique et outils
- Gérer les plateformes pédagogiques.
- Saisir les séances de cours et assurer la mise en ligne des programmes (site web et plateforme).
- Préparer les questionnaires en ligne et extraire les résultats pour les responsables de cours.
- Utiliser les outils internes de gestion administrative (commandes, remboursements de frais, etc.).
Profil
Vous disposez d'une solide expérience en gestion administrative et/ou scolarité dans un contexte d'enseignement supérieur, de formation ou de recherche, et vous appréciez le travail en interface avec de nombreux interlocuteurs (enseignants, étudiants, services internes, partenaires externes).
1/Savoir-faire (compétences techniques et professionnelles)
- Excellente maîtrise des outils bureautiques, en particulier Word et Excel (tableaux de suivi, listes d'élèves, budgets, statistiques, bilans).
- Aisance avec les plateformes pédagogiques et outils numériques (mise en ligne de contenus, gestion de plannings, questionnaires en ligne, espaces apprenants).
- Compétences avérées en organisation logistique : réservations de transports et hébergements, gestion des salles et du matériel, coordination avec l'accueil pour les badges, préparation de réunions et d'événements.
- Capacité à gérer simultanément plusieurs projets avec des calendriers et des impératifs variés (multi‑projets).
- Maîtrise du français écrit et oral pour la rédaction et la mise en forme de documents administratifs et pédagogiques (attestations, invitations, relevés de notes, courriels d'information)
- Niveau d'anglais au moins B2, permettant d'échanger avec des intervenants et participants internationaux et de traiter des documents en anglais si nécessaire.
- Aisance dans la prise de parole en public pour animer des réunions d'information, pré‑rentrées et points de suivi.
- Rigueur dans la planification, le contrôle et l'archivage des données administratives et pédagogiques.
2/ Savoir-être (qualités personnelles et relationnelles)
- Forte capacité d'organisation, sens des priorités et rigueur dans le suivi des dossiers.
- Fiabilité et réactivité, en particulier lors des périodes de forte activité (lancement de cours, examens, bilans).
- Esprit d'initiative dans un cadre défini, envie de contribuer à l'amélioration des procédures et des outils.
- Capacité à gérer les imprévus et à trouver des solutions concrètes face aux aléas (changements de planning, contraintes logistiques, demandes urgentes).
- Aisance relationnelle, sens du service et posture d'accompagnement vis‑à‑vis des équipes pédagogiques, des intervenants et des apprenants, y compris internationaux.
- Disponibilité et adaptabilité aux contraintes organisationnelles liées au calendrier académique.
- Esprit d'équipe, coopération active avec les pôles administratif et technique.
- Respect strict de la confidentialité des informations administratives et pédagogiques.
Temps de travail
Temps partiel
Travail le we
Non
Astreintes
Non
Déplacements
Pas de déplacements
Description du poste
Description de poste - Mobilité Interne
Au sein de la Direction de l'Enseignement de l'Institut Pasteur, vous assurez la coordination administrative, logistique et pédagogique de deux cours (2 sessions de 2 semaines et 3 sessions de 4 jours) du Centre d'Enseignement . Vous accompagnez les équipes pédagogiques, les intervenants et les apprenants tout au long du dispositif de formation, depuis la préparation des cours jusqu'au bilan final, et contribuez à l'amélioration continue des processus.
Votre profil:
Vous disposez d'une solide expérience en gestion administrative et/ou scolarité dans un contexte d'enseignement supérieur, de formation ou de recherche, et vous appréciez le travail en interface avec de nombreux interlocuteurs (enseignants, étudiants, services internes, partenaires externes).
Critères candidat
Niveau d'années d'expérience souhaitée
3 à 5 ans
Niveau d'étude souhaité
Bac + 2
Certification ou habilitation requise
Aucune
Compétences linguistiques
Anglais (B2 - Opérationnel)
Localisation du poste
Localisation du poste
France, Paris
Demandeur
Nom du responsable d'entité
PONTICELLI
Prénom du responsable d'entité
Virginie
Poste à pourvoir le
01/07/2026
Suivi par
Responsable principal
Julie BARALE
Nom
BARALE
Prénom
Julie
Email
julie.barale@pasteur.fr
